Erfolgsgeschichte: Marktführer Dentalbranche
ACTEON® Germany digitalisiert Rechnungsmanagement und Archivierung mit STARKE DMS
Die französische ACTEON® Group gehört seit über 70 Jahren zu den weltweit führenden Anbietern moderner Dentaltechnologie. Mit innovativen Lösungen für die zahnärztliche Diagnostik und hochwertigen Verbrauchsmaterialien ist das Unternehmen international erfolgreich. Die deutsche Niederlassung ACTEON® Germany GmbH in Düsseldorf verantwortet die Region Central Europe und unterstützt Kunden mit kompetentem Service, Produktschulungen sowie einer starken Präsenz auf Fachmessen, Kongressen und Seminaren. Um die internen Verwaltungsprozesse zukunftssicher aufzustellen, entschied sich ACTEON® Germany für die Einführung des Dokumentenmanagementsystems STARKE DMS®.
Statement
Katrin Covic (Finance Consultant & Projektmanagerin)
"Mit STARKE DMS haben wir unsere Rechnungs- und Dokumentenprozesse erfolgreich in die digitale Zukunft geführt. Besonders überzeugt hat uns die deutliche Beschleunigung der Abläufe sowie die hohe Transparenz im gesamten Freigabe- und Archivierungsprozess. Darüber hinaus war die Zusammenarbeit mit der Firma Rainer Borgel Büro- und Datensysteme von Anfang an geprägt von Kompetenz, Verlässlichkeit und einem außergewöhnlich hohen Serviceverständnis. Das Projekt wurde äußerst professionell begleitet und unsere Anforderungen jederzeit schnell und lösungsorientiert umgesetzt. Für die Acteon Germany GmbH ist STARKE DMS heute ein unverzichtbarer Baustein unserer digitalen Finanzprozesse."
Projekt auf einen Blick:
| Branche: | Dentaltechnologie |
| Unternehmen: | Acteon® Germany GmbH |
| Standort: | 40468 Düsseldorf |
| Lösung: | Starke DMS - Content Server Small Business |
| ERP-System: | WinLine aus dem Hause mesonic |
| Schnittstelle: | DokuWin Connector |
| Projektlaufzeit: | 4 Monate |
Die Herausforderung:
Mit steigenden Dokumentenmengen wuchs der Aufwand für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen und die Verwaltung papierbasierter Archive. Ziel war es, die Prozesse vollständig zu digitalisieren und Medienbrüche zu vermeiden.
- schnellere Bearbeitung von Eingangsrechnungen
- workflowgestützte Freigabeprozesse
- Übergabe der Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung
- revisionssichere Archivierung aller Belege
- einfache Recherche von Buchhaltungsdokumenten
- Ablösung des Papierarchivs
Die Lösung:
Da ACTEON® Germany bereits die ERP-Lösung WinLine einsetzt, war eine nahtlose Integration des DMS-Systems entscheidend. Diese wurde über den DokuWin-Connector realisiert, der STARKE DMS® direkt mit der WinLine Finanzbuchhaltung verbindet. 2023 wurde innerhalb von nur vier Monaten das Digitalisierungsprojekt komplett eingerichtet und sämtliche Dokumenten- und Buchungsworkflows angelegt und erfolgreich produktiv gesetzt. Als technische Plattform kommt der STARKE Content Server Small Business auf einem Microsoft Windows-Terminalserver zum Einsatz. Er bildet die zentrale Plattform für Dokumentenmanagement und revisionssichere Langzeitarchivierung. Im Rahmen des Projekts wurde außerdem ein bestehendes Altarchiv vollständig nach STARKE DMS® migriert, neu strukturiert und konsolidiert.
Heute stehen diese Dokumente direkt aus der Kundenakte digital zur Verfügung und können innerhalb weniger Sekunden recherchiert werden. Anschließend erfolgte die Archivierung der Ausgangsbelege aus WinLine. Heute stehen diese Dokumente direkt aus der Kundenakte digital zur Verfügung und können innerhalb weniger Sekunden recherchiert werden.
Intelligente Dokumentenerkennung mit KI
Um die Prozesse weiter zu optimieren, wurde STARKE DMS im April 2026 um eine KI-gestützte Belegerkennung erweitert. Die intelligente Erfassung erkennt Rechnungsinformationen automatisch und reduziert den manuellen Erfassungsaufwand erheblich. Dadurch werden Bearbeitungszeiten weiter verkürzt und die Prozessqualität zusätzlich erhöht.
Ergebnisse und Mehrwert
Durch die Einführung des STARKE DMS® konnte ACTEON® Germany seine kaufmännischen Prozesse nachhaltig modernisieren. Die Digitalisierung sorgt heute für transparente Abläufe, eine deutlich höhere Prozessgeschwindigkeit und einen jederzeit verfügbaren Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Dokumente. Gleichzeitig wurden manuelle Tätigkeiten reduziert und die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Buchhaltung spürbar vereinfacht. Mit der Erweiterung um künstliche Intelligenz investiert ACTEON® Germany konsequent in die weitere Automatisierung seiner Geschäftsprozesse und schafft die Grundlage für eine langfristig effiziente und digitale Dokumentenverwaltung.
Die wichtigsten Erfolge
✔ Deutlich kürzere Bearbeitungszeiten bei Eingangsrechnungen
✔ Spürbare Zeitersparnis bei den monatlichen Buchhaltungsabschlüssen
✔ Workflowgestützte Freigabeprozesse ohne Medienbrüche
✔ Automatische Übergabe der Buchungsdaten an WinLine
✔ Vollständig digitales und revisionssicheres Dokumentenarchiv
✔ Wegfall des Papierarchivs
✔ Schneller Zugriff auf Kundenakten und archivierte Ausgangsbelege
✔ Zukunftssichere Prozesse durch KI-gestützte Belegerkennung