Erfolgsgeschichte: Sozialwirtschaft
Die Seniorenwohn- und Sozialzentrum Betriebsführungs-GmbH Stolberg bietet Menschen im Alter und ihren Angehörigen ein vielfältiges Angebot an Unterstützung und Betreuung in Stolberg und Umgebung.
Zum Leistungsangebot gehören unter anderem stationäre Pflege, Tagespflege, ambulante Pflege sowie ambulante Wohngemeinschaften. Dabei steht die individuelle Betreuung der Bewohner und Kunden im Mittelpunkt. Moderne Wohnstandards mit Einzelzimmern sowie vielfältige integrative Aktivitäten schaffen Raum für Begegnungen und tragen zu einem abwechslungsreichen Alltag bei.
Damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Aufgaben in diesem Umfeld möglichst effizient wahrnehmen können, setzt das Sozialzentrum auch in der Verwaltung zunehmend auf digitale Prozesse.
Statement
Marcus Schröder (Verwaltungsleitung)
„Die Papierersparnis und der Wegfall der Archivierung in Ordnern ist enorm. Schnellerer Zugriff bei Recherchearbeiten. Durch unsere festgelegten Workflowprozesse sind wir schneller und unkomplizierter in unseren Genehmigungsprozessen geworden.“
Projekt auf einen Blick:
| Branche: | Sozialwirtschaft |
| Unternehmen: | Seniorenwohn- und Sozialzentrum Betriebsführungs-GmbH |
| Standort: | 52223 Stolberg |
| Lösung: | Starke DMS - Content Server Small Business |
| ERP-System: | WinLine aus dem Hause mesonic |
| Schnittstelle: | DokuWin Connector |
| Projektlaufzeit: | 2 Monate |
Die Herausforderung:
Mit steigenden Dokumentenmengen wuchs der Aufwand für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen und die Verwaltung papierbasierter Archive. Ziel war es, die Prozesse vollständig zu digitalisieren und Medienbrüche zu vermeiden. Im Mittelpunkt standen:
- schnellere Bearbeitung von Eingangsrechnungen
- workflowgestützte Freigabeprozesse
- Übergabe der Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung
- revisionssichere Archivierung aller Belege
- einfache Recherche von Buchhaltungsdokumenten
- Ablösung des Papierarchivs
Die Lösung:
Die Seniorenwohn- und Sozialzentrum Betriebsführungs-GmbH setzt bereits seit Jahrzehnten die ERP-Lösung WinLine ein. Die nahtlose Integration des Dokumentenmanagementsystems war ein logisches und entscheidendes Kriterium. Dies ist durch den bewährten DokuWin-Connector realisiert, der STARKE DMS direkt mit der Finanzbuchhaltung verbindet. Als technische Plattform kommt der STARKE Content Server Small Business auf einem Microsoft Windows-Terminalserver zum Einsatz. Er bildet die zentrale Plattform für Dokumentenmanagement und revisionssichere Langzeitarchivierung.
Die wichtigsten Erfolge:
✔ Deutlich kürzere Bearbeitungszeiten bei Eingangsrechnungen
✔ Spürbare Zeitersparnis bei den mtl. Buchhaltungsabschlüssen
✔ Workflowgestützte Freigabeprozesse ohne Medienbrüche
✔ Übergabe der Buchungsdaten an WinLine Finanzbuchhaltung
✔ Vollständig digitales und revisionssicheres Dokumentenarchiv
✔ Zukunftssichere Prozesse durch KI-gestützte Belegerkennung
Positive Erfahrungen mit der Lösung
Mit der Einführung des Dokumentenmanagement STARKE Small Business mit integrierter KI-gestützter Belegerkennung wurde ein weiterer Schritt in der Digitalisierung der Verwaltungsabläufe umgesetzt. Belege und Dokumente können digital erfasst und strukturiert abgelegt werden. Die Belegerkennung unterstützt dabei bei der Übernahme relevanter Informationen und reduziert manuelle Arbeitsschritte. Das Seniorenwohn- und Sozialzentrum Stolberg zeigt sich mit der Einführung des Dokumentenmanagements sehr zufrieden. Insbesondere die Zeitersparnis und der Wegfall vieler Ausdrucke werden im Arbeitsalltag als deutliche Erleichterung wahrgenommen. Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, verteilt und anschließend abgelegt werden, sondern stehen direkt in digitaler Form zur Verfügung. So unterstützt die digitale Dokumentenverwaltung die Mitarbeiter bei ihren administrativen Aufgaben und schafft Freiräume für das, worauf es beim Seniorenwohn- und Sozialzentrum Stolberg letztlich ankommt:
Die Betreuung und Unterstützung der Menschen, die auf die vielfältigen Angebote des Sozialzentrums angewiesen sind.